12 à 9 mois avant le voyage : Phase de conception
Définir les Objectifs et le Budget : Commencez par établir les objectifs du voyage (teambuilding, formation, récompense) et le budget global.
- Choix de la Destination : Sélectionnez une destination qui correspond aux objectifs du voyage et au profil des participants.
- Consultation d'un Organisateur de Voyages d'Affaires : Prenez contact avec un organisateur professionnel comme Globex Adventures pour bénéficier de conseils d'experts et obtenir des options personnalisées.
9 à 6 mois avant le voyage : Planification détaillée
Finalisation de l'Itinéraire : Définissez un itinéraire préliminaire, y compris les activités, les conférences, et les temps libres.
- Réservation des Principaux Services : Réservez les vols, les hébergements, et les espaces de conférence. Les réservations anticipées peuvent souvent garantir de meilleurs tarifs.
- Communication avec les Participants : Informez les participants potentiels pour sonder leur intérêt et recueillir les premiers engagements.
6 à 3 mois avant le voyage : Organisation logistique
Finalisation des Participants : Confirmez la liste des participants et collectez les informations nécessaires (passeports, préférences alimentaires, etc.).
- Détails Logistiques : Organisez les transferts, les repas, et les activités spécifiques. Planifiez également les besoins en matériel pour les réunions ou les formations.
- Communication et Briefing : Commencez à communiquer régulièrement avec les participants pour les tenir informés et préparer les documents de voyage nécessaires.
3 à 1 mois avant le voyage : Finalisation et confirmation
Révision et Confirmation : Revoyez et confirmez tous les arrangements. Vérifiez les réservations et les horaires.
- Distribution des Itinéraires Détaillés : Fournissez aux participants un itinéraire détaillé et un guide de voyage.
- Briefing de Préparation : Organisez une réunion de briefing pour passer en revue le programme, répondre aux questions, et discuter des attentes.
2 semaines à 1 semaine avant le voyage : Dernières vérifications
Vérification des Détails Finaux : Assurez-vous que tous les aspects logistiques sont en ordre, y compris les transports et les hébergements.
- Distribution des Documents de Voyage : Distribuez les billets, les assurances, et les informations de contact d'urgence.
- Briefing de Sécurité et de Santé : Fournissez des informations sur la santé et la sécurité, y compris les précautions sanitaires et les numéros d'urgence.
Jour du départ : Mise en œuvre
Assistance au Départ : Assurez-vous que l'organisateur de voyage ou un représentant de l'entreprise est disponible pour aider lors du départ.
- Coordination sur Place : Un coordinateur de voyage devrait être sur place pour gérer les imprévus et s'assurer que tout se déroule comme prévu.
Après le voyage : Retour d'expérience
Collecte des Feedbacks : Recueillez les retours des participants pour évaluer le succès du voyage et identifier les domaines d'amélioration.
- Rapport Post-Voyage : Préparez un rapport comprenant les retours, les dépenses, et les leçons apprises pour améliorer les futurs voyages d'entreprise.